Piloter ses actions avec la méthode S.M.A.R.T

Piloter un projet est quelque chose de complexe. Prétendre avoir la formule magique est prétentieux tant les cas sont multiples et différents. J’ai tout de même relevé deux choses primordiales dans la réussite d’un projet : l’organisation et le dialogue.

‘‘ Entre ce que je pense, ce que je veux dire, ce que je crois dire, ce que je dis, ce que vous voulez entendre, ce que vous entendez, ce que vous croyez en comprendre, ce que vous voulez en comprendre et ce que vous comprenez, il y a au moins neuf possibilités que l’on ne se comprenne pas ’’ - Bernard Werber

Il est parfois compliqué de transmettre l’idée initiale et de se faire comprendre correctement. Le dialogue est ce qui a permis à l’humanité d’évoluer et pour autant, ce système n’est pas infaillible.

Alors comment s’assurer qu’une tâche sera accomplie correctement dans le délai imparti ? Il y a un moyen mnémotechnique intéressant que j’utilise au quotidien depuis plusieurs années maintenant.

S.M.A.R.T

S comme Spécifique

Toute action doit être définie clairement et doit simple à comprendre.

Il s'agit d'atteindre une équilibre délicat entre trop et pas assez. Si je vous demande de me construire " une maison " sans vous donner plus d'information, vous risquez à coup sûr de ne par répondre à mon besoin.

Il s'agit d'atteindre une équilibre délicat entre trop et pas assez

Si à l'inverse je vous demande de me construire "une maison avec trois chambres dont une en bas avec la première qui sera peinte en rouge, la deuxième en bleu et la troisième en blanc avec 4 interrupteurs dans la première, 3 interrupteurs dans les deux autres, une cuisine au rez-de-chaussée avec un sol en bois et des murs blanc avec du carrelage en losange bleu et blanc, deux garages placés dans le sens de la longueur du mur, une salle de bain peinte en gris avec [continuer cette phrase à l'infini...]", il y a de quoi être perdu.

L'important c'est de donner les éléments essentiels et spécifiques au destinataire visé. Si vous vous adressez à un maçon, vous allez demander "une maison avec au rez-de-chaussée une chambre, une salle de bain et une cuisine, et à l'étage deux chambres. Ainsi que deux garages distincts".

Ensuite, laissez le maçon vous faire une proposition et si cela ne correspond pas à vos attentes, et bien retravaillez votre projet avec le maçon. Mais cette façon de faire vous permettra de lui laisser de la latitude et de bénéficier de son expérience !

De manière générale, donnez les éléments essentiels du résultat attendu mais ne soyez pas descriptif à outrance.

M comme Mesurable

Une action doit être mesurable, c’est à dire qu’on doit être capable de déterminer si oui ou non il remplit le contrat initialement défini. « Au clic sur le bouton Imprimer, déclencher l’impression du document ». Si rien ne sort de l’imprimante, l’action n’est pas réalisée correctement et l’objectif n’est pas atteint.

Une action sans objectifs mesurables ne sert à rien car ni vous, ni la personne qui doit réaliser l'action ne sera en mesure de savoir si le résultat attendu correspond aux attentes.

Si on reprend l'exemple de la maison, les objectifs pourraient être les suivants :

• La maison comprend les 4 mûrs ainsi que la toiture et les fenêtres
• La maison comprend 3 chambres dont une au rez-de-chaussée et deux à l'étage
• La maison comprend 1 salle de bain et une cuisine au rez-de-chaussée
• La maison comprend deux garages distincts
  

A comme Ambitieux

Une action doit être, lorsque c’est possible, une source de motivation ! Et la motivation vient souvent avec le défi. Une action qui pousse une personne à aller un peu au dessus de ses limites permet de susciter l’envie de réussir.

R comme Réaliste

De la même manière, l’objectif doit être réalisable ! S’il est trop ambitieux, il peut être source de stress et avoir un effet contre-productif.

Pour une personne qui vient de monter sa société, il existe une différence majeure entre demander au commercial de vendre 30 produits dans le mois et demander d'en vendre 300.

T comme Temporel

Une action doit absolument être définie dans le temps pour une raison simple. Les êtres humains n’ont pas tous la même notion du temps : certains penseront qu’ils ont encore le temps de rédiger un audit alors qu’il ne leur reste que vingt-quatre heures et qu’ils n’ont pas débuté, où qu’ils ont encore largement le temps de préparer leur valise alors qu’ils ont un vol dans moins de deux heures dont une heure de route. La procrastination est un mal assez répandu chez nous. Ce n’est pas très grave en soi à condition d’en tenir compte. Ainsi, fournir une date limite permet aux deux parties de se projeter.

L’une sait qu’elle doit rendre son travail à temps et s’organise et l’autre connaît la date à laquelle l’action sera réalisée et le résultat disponible.

L’autonomie reste présente et permet à chacun de s’organiser en conséquence afin de répondre au contrat.

En bref

Au final une action doit ambitieuse mais réaliste, elle doit être clairement définie, sa réussite est mesurable et elle doit être définie dans le temps.